當買家付款、包裹出貨、退款完成，或訪客提交表單時，Kanorio 會為您的網站自動發送電郵給對方，亦可同時通知您與團隊。本篇說明各情境的發送內容、開關方式，以及如何編輯信件文字。
設定位置在後台顧客 → 自動通知：先點選一張情境卡片，再決定通知對象，最後修改信件內容。
| 分組 | 情境 | 寄給顧客的信 | 通知網站團隊 |
|---|---|---|---|
| 商店 | 買家完成付款時 | 訂單確認（一定會寄） | Email、Kanorio 收件匣（預設開啟） |
| 商店 | 買家取得 ATM／便利店繳費資訊時 | 待繳通知 | 無 |
| 商店 | 繳費期限前 24 小時仍未付款時 | 付款截止提醒 | 無 |
| 商店 | 繳費逾期、訂單未成立時 | 結帳失效 | 無 |
| 商店 | 包裹出貨時 | 出貨通知 | Email、Kanorio 收件匣（預設關閉） |
| 商店 | 包裹到店時 | 貨態更新 | Email、Kanorio 收件匣（預設關閉） |
| 商店 | 包裹送達時 | 貨態更新 | Email、Kanorio 收件匣（預設關閉） |
| 商店 | 配送異常時 | 貨態更新 | Email（預設關閉）、Kanorio 收件匣（預設開啟） |
| 商店 | 退款完成時 | 退款通知 | 無 |
| 線上表單 | 收到聯絡詢價、預約申請、活動報名、申請應徵、登記索取、意見回饋，或送出其他表單時 | 表單確認信（專業版起） | Email（專業版起）、Kanorio 收件匣（預設開啟） |
針對有團隊通知的情境，商務版亦可透過 Webhook 將資料傳送至您的系統；是否發送取決於 Webhook 端點自行訂閱的事件，而非在此處開關，設定方式請見Webhook。Slack 顯示「即將推出」，目前暫無法開啟。
每張卡片會標示目前啟用的通知，例如「顧客 Email」、「團隊 Email」、「Kanorio 收件匣」，讓您一眼即知誰會收到通知。
部分情境需配合特定的金流或物流服務才會觸發。若您的網站無法使用該情境，會顯示為淺灰色並標示「這個網站目前用不到」，點開後會說明需啟用的項目：
啟用對應的金流或物流後，這些情境將自動開始運作。
這些購物信件所有計劃皆會發送，且不計入發送額度，您無需進行任何設定：
| 信件 | 什麼時候寄 |
|---|---|
| 訂單確認 | 買家付款成功、訂單成立時。不能關閉 |
| 待繳通知 | 買家選 ATM 轉帳或便利店代碼繳費，取得帳戶或代碼時 |
| 付款截止提醒 | 繳費期限前 24 小時仍未付款時。取得繳費資訊時距離期限已不足 25 小時則不寄；期限前付款，提醒會自動取消 |
| 結帳失效 | 取得繳費資訊後，超過期限仍未付款時 |
| 出貨通知 | 包裹交給物流時，每個包裹只寄一次 |
| 貨態更新 | 包裹到店、送達或配送異常時，每個狀態只寄一次 |
| 退款通知 | 退款成功退回時；分次退款各寄一封 |
部分業者會自行發送電郵或短訊給買家。為避免買家收到兩封相同的通知，Kanorio 在以下情況會略過：
訂單確認與出貨通知一律會發送，因業者的通知未包含您的店名與訂單內容。被略過的信件會在發送紀錄註明原因。
訪客提交線上表單後，Kanorio 會發送一封確認信至其填寫的 Email，讓對方確認您已收到資料。
每張表單在「設定」選定一個「自動通知類型」後，即會歸入對應的情境卡片，發送該卡片的確認信：
| 自動通知類型 | 適合的表單 | 信件大意 |
|---|---|---|
| 聯絡詢價 | 聯絡我們、報價、合作洽詢、售後問題 | 已收到您的訊息，我們會盡快回覆 |
| 預約申請 | 預約諮詢、課程試聽、門市或到府服務 | 已收到預約申請，確認時段後會再通知（不會寫成預約成功） |
| 活動報名 | 講座、工作坊、課程、市集報名 | 報名完成；活動時間與地點請自行補在信件內容中 |
| 申請應徵 | 職缺應徵、會員或經銷商申請、合作夥伴計劃 | 已收到申請，審核後會通知結果 |
| 登記索取 | 候補名單、到貨通知、索取型錄或資料、試用申請 | 您已完成登記 |
| 意見回饋 | 滿意度調查、活動回饋、產品意見 | 感謝您的回饋 |
| 其他 | 不屬於以上類型 | 已收到您填寫的表單 |
透過 AI 建立的表單會自動選定類型；從空白建立的預設為「聯絡詢價」；尚未設定類型的表單歸在「訪客提交其他表單時」。同類型的表單共用一封確認信，例如在「活動報名」的信件中補上時間與地點，所有報名表皆會套用。
若某張表單不想發送確認信，請前往該表單「設定」的「自動通知管理」，取消選取「通知填表者」的 Email 即可，其他同類型的表單會照常發送。
確認信會自動附上表單名稱、提交時間，以及選擇題、日期、時間、評分的答案（例如選了哪個場次）。訪客自行輸入的文字、Email、電話與上傳的檔案不會出現在信件中：任何人皆可使用他人的 Email 填表，若將留言原樣發出，可能被用於替他人發送廣告或詐騙連結。
團隊通知使用 Kanorio 的系統內容，無法自訂文字。關於團隊成員的接收權限與調整方式，請見通知與收件匣。若不想為表單的團隊 Email 消耗額度，可在該類型的卡片關閉「通知網站團隊」的 Email，僅保留 Kanorio 收件匣。
發送給顧客的通知預設皆為開啟；「訂單確認」無法關閉。面板上標示「免費」的 Email 不計入發送額度。
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 主旨 | 收件人在信箱列表最先看到的標題 |
| 收件匣摘要 | 主旨旁邊或下方那一小段灰色文字 |
| 問候語 | 打開信件後最上方的大標題 |
| 開頭內文 | 放在訂單明細上方的說明，可以使用粗體、連結與清單 |
| 按鈕文字 | 按鈕連到哪裡由系統決定（例如訂單狀態頁），這裡只修改文字；退款通知沒有按鈕 |
| 結尾內文 | 放在按鈕下方，適合寫退換貨方式或客服聯絡方式 |
中間標示鎖頭的「系統自動產生的內容」無法修改，例如訂單編號、品項、金額、繳費帳號或代碼、繳費期限、物流業者與追蹤單號、取貨門市、退款金額。這些由系統根據每筆訂單自動產生。
留空的欄位會使用系統預設文字（結尾內文留空則不顯示），因此只需修改您想調整的部分即可。
信件開頭的標誌、按鈕顏色與信尾資訊是所有顧客信件共用的「信件外觀」，按內容下方的「調整信件外觀」前往設定，說明請見寄件網域、信件外觀與發送額度。
主旨、收件匣摘要、問候語、內文與按鈕文字皆可放入「自動填入的資料」，發送時會替換為每封信的實際內容：
{ } 按鈕（「插入自動填入的資料」）。當資料為空時（例如買家未填名字），會自動改為顯示「顧客」等預設文字。標籤變為紅色代表無法辨識，發送時不會填入，請刪除後重新儲存。
預覽與實際發出的信件內容一致。預覽上方可切換：
舊版 Windows Outlook 與各家信箱 App 的外框略有差異。若想確認最真實的樣貌，寄一封測試信到自己的手機最為準確。
測試信會發送目前畫面上的內容，包含尚未儲存的修改。每種信件一共可發送 5 封測試信，發送給幾位成員就扣除幾封，額度不會恢復；用完後請以預覽確認。
頁面上方的「恢復預設」可將內容還原為系統預設：
不會。信件內容僅為樣貌，必須在情境中將「通知顧客」的開關開啟才會發送。
出貨通知每個包裹只會發送一次；貨態更新的到店、送達、異常亦各只會發送一次。
買家的訂單狀態頁目前不會顯示退款，加入按鈕反而會讓買家看到與信件內容不符的資訊，因此退款通知僅列出退款明細與退回方式。
買家尚未取得繳費資訊即離開結帳頁面，提醒其回來屬於促銷行為，需要對方同意接收信件，目前不提供自動發送。
任何人皆可使用他人的 Email 填寫表單，此類信件有被濫發的風險，因此僅於專業版以上提供，並計入發送額度，且必須由您自己的網域發出。
淺色與深色模式使用同一張圖片。唯一的例外是透明背景的標誌：信件會在透明處補上白色，避免深色字的標誌在黑底上無法辨識。