買家付款、包裹出貨、退款完成，或訪客送出表單時，Kanorio 會替您的網站自動寄信給對方，也可以同時通知您和團隊。本篇說明每個情境會寄什麼、怎麼開關，以及怎麼修改信件文字。
設定位置在後台顧客 → 自動通知：先點一張情境卡片，再決定要通知誰，最後修改信件內容。
| 分組 | 情境 | 寄給顧客的信 | 通知網站團隊 |
|---|---|---|---|
| 商店 | 買家完成付款時 | 訂單確認（一定會寄） | Email、Kanorio 收件匣（預設開） |
| 商店 | 買家取得 ATM／超商繳費資訊時 | 待繳通知 | 無 |
| 商店 | 繳費期限前 24 小時仍未付款時 | 付款截止提醒 | 無 |
| 商店 | 繳費逾期、訂單未成立時 | 結帳失效 | 無 |
| 商店 | 包裹出貨時 | 出貨通知 | Email、Kanorio 收件匣（預設關） |
有團隊通知的情境，商務版還可以用 Webhook 把資料送到您的系統；要不要送由 Webhook 端點自己訂閱的事件決定，不在這裡開關，設定方式見。Slack 會顯示「即將推出」，目前還不能開啟。
每張卡片會標出目前開著的通知，例如「顧客 Email」「團隊 Email」「Kanorio 收件匣」，一眼就知道誰會收到。
有些情境要搭配特定的金流或物流才會發生。您的網站用不到的情境會顯示成淺灰色，標示「這個網站目前用不到」，點開會說明要啟用什麼：
啟用對應的金流或物流後，這些情境會自動開始運作。
這些購物信件所有方案都會寄、不計入寄送額度，您不用做任何設定：
| 信件 | 什麼時候寄 |
|---|---|
| 訂單確認 | 買家付款成功、訂單成立時。不能關閉 |
| 待繳通知 | 買家選 ATM 轉帳或超商代碼繳費，拿到帳號或代碼時 |
| 付款截止提醒 | 繳費期限前 24 小時仍未付款時。拿到繳費資訊時離期限已不到 25 小時就不寄；期限前付款，提醒自動取消 |
| 結帳失效 | 拿到繳費資訊、卻超過期限沒付款時 |
| 出貨通知 | 包裹交給物流時，每個包裹只寄一次 |
| 貨態更新 | 包裹到店、送達或配送異常時，每個狀態只寄一次 |
| 退款通知 | 退款成功退回時；分次退款各寄一封 |
有些業者會自己寄信或傳簡訊給買家。為了不讓買家收到兩封一樣的通知，Kanorio 遇到這些情況會略過：
訂單確認與出貨通知一律會寄，因為業者的通知沒有您的店名和訂單內容。被略過的信會在寫明原因。
訪客送出後，Kanorio 會寄一封確認信到他填的 Email，讓對方知道您已經收到。
每張表單在「設定」選一個「自動通知類型」，就會歸到對應的情境卡片，寄那張卡片的確認信：
| 自動通知類型 | 適合的表單 | 信件大意 |
|---|---|---|
| 聯絡詢價 | 聯絡我們、報價、合作洽詢、售後問題 | 已收到您的訊息，我們會盡快回覆 |
| 預約申請 | 預約諮詢、課程試聽、門市或到府服務 | 已收到預約申請，確認時段後會再通知（不會寫成預約成功） |
| 活動報名 | 講座、工作坊、課程、市集報名 | 報名完成；活動時間與地點請自己補在信裡 |
| 申請應徵 | 職缺應徵、會員或經銷商申請、合作夥伴計畫 | 已收到申請，審核後會通知結果 |
| 登記索取 | 候補名單、到貨通知、索取型錄或資料、試用申請 | 您已完成登記 |
| 意見回饋 | 滿意度調查、活動回饋、產品意見 | 謝謝您的回饋 |
| 其他 | 不屬於以上類型 |
用 AI 建立的表單會自動選好類型；從空白建立的預設是「聯絡詢價」；還沒設定類型的表單歸在「訪客送出其他表單時」。同類型的表單共用一封確認信，例如在「活動報名」的信裡補上時間與地點，所有報名表都會套用。
某張表單不想寄確認信時，到那張表單「設定」的「自動通知管理」，把「通知填表者」的 Email 取消選取即可，其他同類型的表單照常寄。
確認信會自動附上表單名稱、送出時間，以及選擇題、日期、時間、評分的答案（例如選了哪個場次）。訪客自己打的文字、Email、電話與上傳的檔案不會出現在信裡：任何人都能拿別人的 Email 填表，若把留言原樣寄出，就可能被拿來替別人寄廣告或詐騙連結。
團隊通知使用 Kanorio 的系統內容，不能自訂文字。團隊裡哪些人會收到、怎麼調整自己的通知，請見。不想為表單的團隊 Email 用掉額度時，可以在該類型的卡片關閉「通知網站團隊」的 Email，只留 Kanorio 收件匣。
寄給顧客的通知一開始都是開著的；「訂單確認」不能關閉。面板上標示「免費」的 Email 不計入寄送額度。
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 主旨 | 收件人在信箱列表最先看到的標題 |
| 收件匣摘要 | 主旨旁邊或下方那一小段灰色文字 |
| 問候語 | 打開信件後最上方的大標題 |
| 開頭內文 | 放在訂單明細上方的說明，可以用粗體、連結與清單 |
| 按鈕文字 | 按鈕連到哪裡由系統決定（例如訂單狀態頁），這裡只改文字；退款通知沒有按鈕 |
| 結尾內文 | 放在按鈕下方，適合寫退換貨方式或客服聯絡方式 |
中間標示鎖頭的「系統自動產生的內容」不能改，例如訂單編號、品項、金額、繳費帳號或代碼、繳費期限、物流業者與追蹤單號、取貨門市、退款金額。這些由系統依每筆訂單產生。
留空的欄位會使用系統預設文字（結尾內文留空則不顯示），所以只改想改的地方即可。
信件開頭的標誌、按鈕顏色與信尾資訊是所有顧客信共用的「信件外觀」，按內容下方的「調整信件外觀」前往設定，說明見。
主旨、收件匣摘要、問候語、內文與按鈕文字都可以放入「自動填入的資料」，寄出時會換成每封信的實際內容：
{ } 按鈕（「插入自動填入的資料」）。資料是空的時候（例如買家沒填名字），會自動改顯示「顧客」這類預設文字。標籤變成紅色代表無法辨識、寄出時不會填入，請刪除後再儲存。
預覽和實際寄出的信是同一份內容。預覽上方可以切換：
舊版 Windows Outlook 與各家信箱 App 的外框略有不同。想確認最真實的樣子，寄一封測試信到自己的手機最準。
測試信會寄出目前畫面上的內容，包含還沒儲存的修改。每種信一共可以寄 5 封測試信，寄給幾位成員就用掉幾封，額度不會恢復；用完後請以預覽確認。
頁面上方的「恢復預設」可以把內容改回系統預設：
不會。信件內容只是樣貌，要情境裡「通知顧客」的開關是開著的才會寄。
出貨通知每個包裹只寄一次；貨態更新的到店、送達、異常也各只寄一次。
買家的訂單狀態頁目前不會顯示退款，放按鈕反而會讓買家看到和信件不一樣的內容，所以退款通知只列出退款明細與退回方式。
還沒拿到繳費資訊就離開結帳的買家，提醒他回來屬於促銷，需要對方同意收信，目前不提供自動寄送。
任何人都能拿別人的 Email 填表單，這類信有被濫發的風險，所以只在專業版以上提供，並計入寄送額度、從您自己的網域寄出。
淺色、深色都是同一張圖。唯一的例外是透明背景的標誌：信件會在透明的地方補上白色，避免深色字的標誌在黑底上看不見。
| 商店 |
| 包裹到店時 |
| 貨態更新 |
| Email、Kanorio 收件匣（預設關） |
| 商店 | 包裹送達時 | 貨態更新 | Email、Kanorio 收件匣（預設關） |
| 商店 | 配送異常時 | 貨態更新 | Email（預設關）、Kanorio 收件匣（預設開） |
| 商店 | 退款完成時 | 退款通知 | 無 |
| 線上表單 | 收到聯絡詢價、預約申請、活動報名、申請應徵、登記索取、意見回饋，或送出其他表單時 | 表單確認信（專業版起） | Email（專業版起）、Kanorio 收件匣（預設開） |
| 已收到您填寫的表單 |